O processo para elaboração de um orçamento pode parecer algo, extremamente, complexo para alguém que nunca fez, mas este tipo de documento deve, naturalmente, ser realizado por um especialista na área, isto é, alguém formado em gestão e/ou contabilidade para que este documento seja viável e efetivamente uma linha condutora, para o sucesso de qualquer empresa.
De acordo com o preconizado na Financeira, a elaboração de um orçamento empresarial é um dos processos mais importantes, no sentido de apoiar a gestão de um negócio.
O processo é, em tudo semelhante, independentemente, do tipo de orçamento de que se trata.
Preparação de um orçamento empresarial
Antes da elaboração de um orçamento empresarial, deve ter-se em linha de conta três pontos:
- Compreender a contabilidade da empresa;
- Definição adequada dos objetivos, bem como as metas da organização;
- E por fim, analise do fator limite de orçamento.
Vamos ao processo:
Então para iniciar o processo deve, sempre, ter os seguintes passos básicos:
1. Definir o tipo de orçamento empresarial
Em primeiro lugar deve ser definida a metodologia a adotar, de acordo com critérios simples como sejam, as necessidades da empresa, o tipo de negócio da empresa, a estrutura da empresa e mesmo o histórico da empresa. Mas definir o tipo de orçamento, pode significar escolher um e ou a combinação de vários tipos de orçamento.
2. Selecionar quem e como vão participar
É muito normal, só apenas os CEO’s e alguns gestores superiores elaborarem o orçamento empresarial, sendo que consideramos esta opção negativa, pois não tem em conta os restantes gestores e departamentos da empresa, então é deveras importante que todos os gestores da empresa, possam fazer parte deste processo de construção do orçamento.
Claro está que a definição dos participantes na elaboração do orçamento, não significa que todos tenham de estar presentes em todos os momentos, mas sim, que deverão ser selecionadas as pessoas para os momentos certos.
3. Definir os objetivos
Um passo essencial para a elaboração de um orçamento empresarial é a empresa ter o seu plano estratégico. De que forma este contribui? Definindo os objetivos, por forma a que todos saibam o ponto de partida para a elaboração deste documento. Só definindo o destino se consegue delinear o caminho a percorrer.
Dependendo do tipo de orçamento selecionado este passo pode ser mais ou menos complexo. Poderá ser necessário definir o objetivo partindo de um "sonho"/ visão, ou apenas através da definição de um crescimento baseado em histórico, ou mesmo com base em indicadores macroeconómicos que o mercado defina.
4. Fazer a projeção
Um orçamento, por norma, é criado projetando o ano seguinte, mas isso vai sempre depender de cada empresa. Poderá ser opção definir um orçamento com períodos mais curtos ou mais longos dependendo do âmbito do trabalho e da metodologia adotada. As principais demonstrações de resultados/despesas são um importante veículo de informações para que sejam tomadas decisão por parte dos gestores. Não exclui outras demonstrações importantes como sejam o fluxo de caixa e mesmo os indicadores de resultado e performance que permitam tomar decisões e definir alterações atempadas.
5. Simulações
Depois de ser traçado um cenário realista, um orçamento deve sempre contemplar mais cenários, no sentido de medir os resultados que estes outros cenários podem vir a gerar. E de que forma? Levando em linha de conta as possíveis oportunidades e ainda gerindo os potenciais riscos de cada cenário. O mais comum, nesta etapa é criar um cenário otimista e outro pessimista, onde preconizem as possibilidades e quais os planos de ação a tomar em cada um dos casos, no entanto o número de simulações a realizar vai sempre depender de cada negócio.
Para que as simulações sejam possíveis deverão ser determinadas quais as variáveis de performance e/ou de risco para que estas possam definir por si só os cenários a adotar.
6. Acompanhar os resultados
O monitoramento dos resultados realizados é um passo muito importante, pois a qualquer distorção, podem e devem ser tomadas medidas de correção e/ou ajuste. Este acompanhamento pode e deve ser feito com um especialista para que possa ter em atenção os impactos e as análises que daí advêm.
Nesta etapa pode ser necessário haver lugar a uma revisão dos objetivos e ainda dos planos, para que os mesmo estejam em linha, com qualquer nova realidade que se apresente. Este ajustamento é, também conhecido como "Forecast". Nem todos os tipos de orçamento preconizam esta revisão, mas considero que este é um tema que evidencia a flexibilidade que as organizações devem ter nos tempos que correm.
Então, o que esperar de todo o processo?
Em suma, este é o modelo que consideramos mais adequado, independentemente que possa ser considerado mais ou menos correto. Para as etapas da elaboração e gestão de um orçamento, existem sim, linhas condutoras e cada empresa pode e deve construir o seu modelo próprio e ideal, de acordo com a sua cultura e perfil.
Estas etapas e gestão de orçamento são um processo que pode ser melhorado, alterado e ajustado de forma contínua pois, a realidade de cada empresa não é um processo estanque. Tal como o mundo, todas a empresas estão em constante mudança e evolução.
Uma coisa é certa e sim definitiva, não deixe de fazer o orçamento da sua empresa.
Já fez o seu orçamento para este ano?
